Getting Projects Done

Getting Projects Done is een nieuwe planning- en samenwerkingsmethodiek, ondersteund door innovatieve software. Werken volgens GPD wijkt af van alle gebruikelijke methodes, maar is eenvoudig en snel te leren. GPD schrijft geen specifieke procedures voor, maar ondersteunt ieders persoonlijke werkstijl op natuurlijke wijze.


Werkwijze

GPD helpt bij het ordenen van je eigen werk en bij het afstemmen met anderen waarmee je in een project samenwerkt. Daar moet je wel iets voor doen, namelijk:

Dat kan progressive: je hoeft niet meteen alles vooraf te bedenken, maar kunt dit —vergelijkbaar met het maken van een mindmap of actielijstjes— stapsgewijs doen: zodra je meer weet of bedenkt vul je dingen aan. Naarmate je werk vordert worden je inschattingen beter en krijg je nauwkeuriger informatie terug. En ben je ergens mee klaar? Streep het af en de planning wordt automatisch voor iedereen geactualiseerd.

Bottom-up vs top-down

Degene die verantwoordelijk is voor een deliverable, is waarschijnlijk ook het meest deskundig. Hij/zij beschrijft zelf de benodigde activities en schat in hoe lang die gaan duren (time needed). Verder geeft hij/zij aan welke prerequisites (deliverables van collega-specialisten) nodig zijn om te kunnen opleveren. Zo worden alle afhankelijkheden vastgelegd en ontstaat bottom-up de hoofdplanning. Alle informatie centraal verzamelen, top-down plannen en “hapklare brokken” uitdelen, is met GPD achterhaald.

Overzicht

Het grote voordeel van GPD is dat je op ieder moment precies weet hoe de zaken ervoor staan. Op het eerst mogelijke moment krijg je bericht van veranderingen die jouw werk beïnvloeden. Meteen is te zien of en waar eventuele bottlenecks ontstaan en of de opleverdatum nog haalbaar is. Als er gepraat moet worden is duidelijk met wie en waarover. Zo kun je je concentreren op je eigenlijke werk, of dat nu (project)management, strategie, of uitvoering is.

Routine / niet-routine

GPD is niet alleen geschikt voor het plannen en managen van routine projecten, maar ook voor niet-routine projecten zoals engineering en R&D. Bij routineprojecten zijn tijd- en kostenoverschrijdingen bijna standaard geworden, niet-routine projecten zijn nog moeilijker in de hand te houden. Met GPD hou je projecten wel in de hand, omdat bottlenecks op tijd zichtbaar worden. Alle betrokkenen kunnen daar tijdig op anticiperen en de problemen met elkaar oplossen.

Supplychain

GPD is ook uitermate geschikt voor de supplychain: Deliverables en activities hangen niet aan afdelingen, maar aan personen. Dat geldt voor de hele keten van toeleverancier(s), producent en afnemer(s), organisatiegrenzen zijn ondergeschikt. De verantwoordelijke persoon geeft eventuele wijzigingen door, die wijzigingen worden instantaan in de planning verwerkt. Op ieder moment is te zien of en waar eventueel bottlenecks ontstaan. Als er gepraat moet worden is meteen duidelijk met wie en waarover. De keten is volledig transparant, niemand kan wegduiken achter afdelingsgrenzen of wat dan ook.

Lerende organisatie

Samenwerken betekent wederzijdse afhankelijkheid, GPD maakt deze afhankelijkheid inzichtelijk. Doordat de planning actueel is, zijn alle betrokkenen altijd op de hoogte van de laatste stand van zaken omtrent hun eigen werk, dat wat ze van anderen nodig hebben en wat wanneer klaar moet zijn. Op basis van voortschrijdend inzicht leert iedereen beter tijd schatten. Ieders creatief, intellectueel en communicatief potentieel wordt op motiverende wijze aangesproken. Communicatie- en rapportageoverhead worden tot een constructief minimum beperkt. De organisatie wordt transparanter en toleranter voor verstoringen en onontkoombare veranderingen. Met GPD wordt de 'lerende organisatie' werkelijkheid.

Meer weten of een demo?
gpd.today.